意外に知られていない素人臭いExcel講座です。
今回は、csvやtxtファイルをexcelで開こうとしたときに、
全てのデータがA列にぎゅっと凝縮され、
つながって表示されてしまうのをなんとかする方法です。
症状説明
あなたは同僚から仕事で使うデータを受け取りました。
青果部門.xlsというファイルです。
早速ダブルクリックして開いてみると、
以下のようなアラートが出てきました。
発行元は同僚で信頼できるし、
開かないと仕事にならないしなぁと思って、
とりあえず”はい”を押してみると、以下のように表示されました。
どうやら中身的には間違ってなさそうですが、
何やら、A列にすべてのデータが詰め込まれていて、
加工作業ができそうにありません。
このファイルをもらった同僚に改めてちゃんとしたファイルを
送ってもらわなければならないのでしょうか。
原因はCSVファイルを無理やり開こうとしたから
原因は開こうとしたファイルの形式にあります。
今回、同僚からもらったファイルは、
見た目だけは”青果部門.xls”とExcelファイルですが、
中身的にはこのファイルはExcelファイルではなく、テキストファイルで、
そのテキストファイルの中でも、CSVファイルと呼ばれるものです。
CSVとは”Comma（カンマ） Separated（セパレーティッド） Value（バリュー）”の略で、
日本語で言うと、”カンマでデータが区切られたファイル”という意味です。
Excelの表のようにA列B列・・・という縦の区分がなく、
すべてのデータが”カンマ”で区切られているテキストファイルの形式です。
テキストファイルなので、それを無理やりExcelで開こうとすると、
“列の区分”という概念が無いものですから、
A列にすべてのデータがまとめて押し込められてしまったというわけです。
解決方法
では解決方法です。
ExcelにはCSVのように、”本来はExcelファイルでないファイル”を、
なんとかしてExcelファイルのように扱う仕組みがあります。
まず問題となっている、データがぎゅっと詰まっているA列を列ごと選択します。
その上で、データリボン→データツールから”区切り位置”です。
すると、区切り位置指定ウィザードが開きますので、
今回の場合は、”カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ”のラジオボタンにチェックを入れて、”次へ”です。
続く画面で、区切り文字の指定をします。
今回の場合は、”カンマで区切られた”なので、
区切り文字として、カンマを選択します。
すると、画面下のプレビュー画面で、
カンマ部分で列を区切った様子が表示されます。
表示された通りでOKなら”次へ”です。
最後の設定画面です。
ここでは列ごとにセルの書式設定をすることができます。
今回の場合はすべて標準形式で問題ありません。
すなわち数字は数値、日付は日付、
その他は文字列という風に自動で設定してくれます。
もし、数値っぽいけど日付として扱いたい列や、
品目コードのように、数値っぽいけど文字列として扱いたい列がある場合には、
列ごとに手動で設定します。
すべての設定が終わったら”完了”です。
無事、カンマをなくして列で区切ることができました。
補足
今回はCSVファイルを例にとって区切り位置の設定を説明しましたが、
実はカンマ区切りだけではなく、どんな区切り文字でもExcelは対応してくれます。
代表的なのが”TABファイル”です。
TABファイルも本来はテキストファイルで、
CSVはカンマ区切りファイルでしたが、
TABふぁいるはタブ区切りファイルです。
なので、TABファイルの場合は、区切り位置指定ウィザードで、
カンマではなく、タブを区切り文字として指定すればOKです。
他にもいろんなパターンの区切り位置問題がこの記事で解決できますので、
問題にぶち当たったら、区切り位置指定ウィザードで
いろいろ試してみてくださいね。
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