みなさん、Word使っていますか？
私の感覚では、仕事でExcelは毎日のように使うけれども、WordはExcelほど頻繁には使わない。
使っても、過去の文書を使いまわすことが多いので、一から文書を作成することは少ない。
こんな方が結構多くいらっしゃるのではないかと思っています。
今回はそんなWordビギナーさんのための、基本的な文書の作成手順をご紹介いたします。
Wordは嫌いだ、イライラする
Excelはよく使うけれども、Wordはあまり使わない。
そういう方、結構いらっしゃると思うんですけども、それってWordへの苦手意識の裏返しだったりしませんでしょうか？
昨日もご紹介しましたけれども、とにかくWordは使用者の思いのままにならないことが頻発します。
ですから、無意識か否かに関わらず、できるだけWordは触りたくないという風になっている方が一定数いらっしゃるような気がしています。
確かにわかります。
他人が作ったWord文書を見せてもらうと、以下のような「うわぁ、これ苦労して調整したんだろうなぁ」というのをありありと感じることがよくあります。
- インデントが揃わないからスペースキーを駆使して無理やり合わせてみる
- 段落改行だと段落後スペースが広すぎるから、段落内改行で済ませてみる
- 逆に2回改行してみる
- 色をコピーしたいが、正確な色が分からないから、微妙に異なる色の文字で我慢する
例を挙げればきりがないですが、そんなわけで「ああ、やっぱりWordって苦手な人が多いんだな」と思ったわけで、今回はそんなWord嫌いの方のために、極々基本的なWord文書の作成手順をご説明いたします。
これをマスターすれば、高度な機能は使えなくとも、スマートなWord文書を作成することができるようになりますでの、是非ご一読ください。
まず”文章”を完成させるべし！
それでは、Wordでの文書作成の基本のご説明です。
いきなりですが、とにかくまず文章（文書じゃないですよ）を完成させてください。
文章を完成させるというのは、すべての文字を入力してしまうということです。
使用する機能は、”段落改行”つまりエンターキーのみです。
文字を入力するたびに書式や装飾、アウトラインを気にしてその都度調整をしていると、後でバランスがおかしくなったり、同じことを何度も何度もやらなければならなくなったりします。
ですので、最初は”文書”の事は完全に忘れて”文章”を作成することに集中してください。
そうすると、文字と段落改行だけで構成された、小学校の国語の教科書みたいなものが出来上がります。
これで骨子は出来上がりました。
なんといっても、文書はそこに書いてある”文章”を読んでもらうためのものですからね。
複雑な機能は使わずに、すっきりした文書を作成しましょう
ではここから文章を文書にしていきましょう。
ここからは私が実際にした作業手順をご紹介しますが、必ずしもこの順番でないといけないわけじゃないです。
ただ、後々の微調整を考えるとこの順番が私としてはベターかと思います。
文字位置の調整
まず左右寄せ、中央寄せの調整です。
差出人や、”以上”、タイトルや”記”などはそれぞれ位置が右や真ん中だったりしますので、ホームリボンの”段落”のところにある、右寄せ、中央寄せ機能を使って寄せましょう。
（これだけでも、”文書”っぽくなりますね）
箇条書き・段落番号・アウトライン
次に箇条書きや段落番号の付与です。
議題の4項目をまとめて選択して、ホームリボンから箇条書きを選んでポチ。
インデント
続いてインデント調整です。
“記”の下に日時と場所が記載してありますが、このままだと不細工なので、”4月10日”と、”喫茶マウンテン”を同じ位置から始まるようにします。
それには、”日時”の直後にカーソルを置いて、”Tabキー”を押下。
続けて、”場所”の直後にカーソルを置いて、同様に”Tabキー”押下です。
Tabキーはインデントを自動で調整する機能を持っていますので、ほとんどの場合はこれでインデント問題は解決します。
Tab一発ではインデントが足りないなーというときはもう1回押しましょう。
今回のケースでは、行頭にも隙間が欲しかったので、”日時”と”場所”及び、議題の4項目の前でもTabインデントを入れています。
（インデントの調整をもっと細かくするには、画面上部のルーラーを使用する必要がありますが、文書作成の基本ではそこまで必須ではないので、今回は説明を割愛します。）
文字の大きさ
続きまして文字の大きさです。
“199X年度 第１回町内役員会開催のご案内”の部分を選択して、文字の大きさを変えました。
今回の場合は1箇所だけの大きさ変更で済んでいますが、何箇所も同じ大きさに変更する必要がある場合には、昨日の記事にあるCTRL+SHIFT+C→CTRL+SHIFT＋Vを使って、パッパッパッとやるとらくちんですよ。（以下昨日の記事再掲）
改行幅の変更
さあもうちょっとですよ。
次は改行幅の変更です。
今のままだとタイトルと本文の間とか、”記”の前後、”議題”の前後が詰まりすぎていて不格好ですので調整します。
エンターキーでの調整はやっちゃダメですよ！
やり方は、タイトルのどこかにカーソルを置いて、ホームリボン→段落→右下の小さい矢印で詳細設定画面に入り、”段落前”と”段落後”の行数を変更してください。
今回は前後それぞれ1行に設定しました。
“記”と”議題”の前後の改行幅も同様です。
文字装飾
いよいよ大詰めです。
次は文字装飾です。タイトルに下線を引き、”4月10日”を太字にし、朝7時から夜11時の部分を朱塗りしました。
全体のバランス
最後に全体のバランスを見ます。
今回の場合”議題”が中央にあると何だか変な感じがしましたので、中央寄せを解除し、インデント×１と文字の拡大、及び段落後改行を0行にしました。
これで出来上がりです。
まとめ
どうでしょう？複雑な機能はまったく使っていませんが、非常にすっきりした文書になっていると思いませんか？
余分なスペースや改行がなく、後々の更新も楽々です。
Wordにはこれ以外にも、もっと複雑でもっと便利な機能はたくさんありますが、とりあえず今日ご紹介した基本の文書作成を覚えるのが先決ですので、みなさん一度この手順で試してみてくださいね。
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